由于流程和操作环境使其比其他行业更容易受到骗局的影响,建筑行业因长期存在欺诈行为而闻名。在过去的一年中,COVID-19 大流行大大增加了欺诈在所有企业中实施的机会和动机,特别是在建筑行业。幸运的是,承包商可以实施并遵循经过验证的内部控制程序,以帮助降低发生欺诈的风险,并限制潜在盗窃的规模。

欺诈风险

根据 注册欺诈审查员协会 (ACFE) “COVID-19 之后的欺诈:基准报告” 2020 年 12 月版,79% 的调查受访者表示他们看到整体欺诈水平有所上升,90% 的调查受访者预计 2021 年整体欺诈水平将进一步上升。此外,该报告表明,预防、在 COVID-19 之后,检测和调查欺诈变得更加困难。

承包商更容易受到欺诈的原因之一是涉及的各方数量多,包括供应商、分包商和各级员工,他们可以实施和隐瞒欺诈行为。员工级别可以从主管、领班、项目经理到会计/财务人员。此外,相对于其他类型的业务,许多承包商的会计部门较小,导致缺乏职责分离和较少的制衡 使承包商容易受到欺诈的其他促成因素是工作地点偏远,难以密切关注公司资产以及通过将欺诈成本分摊到多个合同工作来隐瞒盗窃和挪用公款的能力。

建筑行业存在许多常见的欺诈风险,包括:

  1. 贪污和虚构供应商
  2. 工资计划,包括幽灵雇员
  3. 供应商或分包商回扣
  4. 盗窃工地材料
  5. 腐败(贿赂、勒索、串通投标)
  6. 变更单伪造
  7. 网络安全和数据盗窃

虽然其中许多风险普遍存在于所有行业的企业中,但承包商特别容易受到涉及回扣、工地材料盗窃、腐败和变更单伪造等欺诈计划的影响。

欺诈行为必须具备哪三个因素?

  1. 动机——员工的生活中必须发生某些事情,使他们觉得他们需要获得比通过正常工资或手段获得的更多的钱。
  2. 合理化——潜在的欺诈者必须在他们的头脑中找到一个可接受的理由来进行欺诈。
  3. 机会——潜在的欺诈者必须有机会实施计划。

在 COVID-19 大流行后的环境中,欺诈的动机、合理化和机会显着增加。公司唯一可以控制的因素是欺诈的机会,通过强大的 内部控制 并创造一个高层稳健的经营环境,积极监督财务业绩。进行投资以防止欺诈发生,通过夺走机会或快速发现欺诈,然后成为可能需要数年时间才能发现的计划的受害者,成本效益要高得多。

承包商可以实施哪些关键的内部控制来预防和发现欺诈?

强有力的内部控制的主要基础是在整个会计和财务流程中充分分离职责的系统。应该有多名员工参与授权交易、在系统中记录交易、执行对账以及访问现金资金或资产的职责。

承包商应关注内部控制和职责分离的一些关键领域是:

  1. 客户账单、付款申请和收据
  2. 支付给供应商和分包商
  3. 工资单
  4. 作业现场控制
  5. 投标和变更订单

此外,承包商应仔细审查每月的财务结果,并定期密切监控正在进行的工作,以识别可能存在的任何重大欺诈行为。通过专注于这些核心流程并将责任分散给多个员工,承包商可以极大地限制同一个人实施和隐瞒欺诈的机会。

承包商在欺诈问题的每个关键领域都有哪些具体的内部控制措施?

客户账单、付款申请和收据——这看起来很基本,但核对账单和应收账款应该由无权访问收款的人执行。仔细检查付款申请中的行项目和数量是否有任何违规行为。密切监视正在进行的工作计划,以发现是否出现严重超额或欠费,并调查异常项目。

向供应商和分包商付款——始终获得超过一定金额的材料和分包商的竞争性投标,并让项目经理以外的员工审查供应商和分包商的发票。所有支票或电子资金转账都需要双重签名/批准。通过资格预审的分包商确保前端付款的有效性,核实分包商与担保人的保证金,并禁止向分包商付款,除非有担保保证金。此外,请注意始终授予同一分包商或供应商的最低出价。密切监视正在进行的工作计划,以营利性淡入淡出以检测虚拟成本。

工资单 - 密切注意工资单上的重复工资单付款或虚构员工,并将 W-2 和工资税报告与总分类账系统核对。此外,偶尔进行工作现场访问,将工作现场的员工人数与时间报告和工资支票/直接存款进行比较。

工作现场控制——比较采购的材料数量与原始投标。将采购订单与现场交货单和发票进行核对。安装安全摄像头以识别材料失窃。跟踪和监控材料的废料销售。密切关注就业机会的利润消退。

投标和变更单 – 由未参与该工作/项目的人员对初始投标包和成本估算进行独立审查(即与另一项目经理进行交叉核对)。监控合同中标的投标价差与竞争对手投标的任何显着差异。对于工作范围的修改,需要在工作开始前在变更单上签名。将变更单与原始合同值表进行比较。

在这些关键领域实施策略可以帮助减轻承包商对一些最常见的欺诈计划的暴露。

建筑行业的公司可能会经历不成比例的欺诈或盗窃风险,因为其独特的运营环境、行业欺诈行为的悠久历史以及 COVID-19 后环境中新出现的欺诈动机和机会。从长远来看,花时间和投入资源来防止欺诈的发生将获得回报,从而保护您的建筑公司免受重大盗窃损失。首先联系值得信赖的顾问,以评估您现有内部控制的有效性并推荐改进机会。

如果您对建筑行业的内部控制最佳实践有疑问或需要建筑审计方面的帮助, LBMC 可以提供帮助.如需更多信息,请联系 史蒂夫·托马森 注册会计师 [email protected].