医疗实践通常与内部控制斗争也就不足为奇了。由于许多医生实践是由一两个医生组成的小型手术,因此通常配备一名负责多项任务的人员。前台人员也可以是为患者办理入住和退房、支付付款和处理账单的员工。对于这些做法,自然发生的内部控制很少到位。好消息是医生实践可以采取一些简单的行动,这将产生很大的不同。

医生实践内部控制立即实施

以下是您现在可以实施的六项常见内部控制措施,它们将对您的收入周期产生积极影响。

1. 财务和会计职责分开。

如果您的财务和会计职责交织在一起,那么您并不孤单,但这些角色应该分开。换言之,收款人不应与准备好银行存款或进行银行存款的人为同一人。将共付额放入实习管理系统,由寄件人申请付款。将财务职能与会计职能分开是您可以在内部控制过程中采取的一个简单步骤。

2. 每天将您的银行存款与您的执业管理系统进行核对。

为防止贪污,请每天将您的银行账户存款与您的实践管理系统总额进行核对。如果您的前台工作人员说他们一天收到了 50 美元的现金,请确保当天已将 50 美元记入并记入实践管理系统。从长远来看,日常检查和平衡将防止出现更大的问题。

3. 每月核对您的银行账户。

除了每日对帐外,最佳做法是每月对您的银行帐户进行对帐。在跟踪电子资金转账 (EFT) 时,每月对账尤其重要。例如,如果电子转帐是在检查了当天的银行存款后收到的,您的计费团队可能会错过发布它。只要您有一个可靠的流程,最初没有收到的保险付款就可以得到纠正。您的团队之间的清晰沟通将允许您稍后返回并发布付款,并在问题成为问题之前解决问题。

4.注意零用钱。

人们从实践中窃取的最常见方式之一是小额现金,因为很少有控制措施可以防止它。许多办公室在前台都有零用现金作为杂费,但当员工花钱时,收据经常丢失。尽管金额可能很小,但随着时间的推移,它们可能会增加,使您付出的代价超出您的想象。建立一个系统来计算您的小额现金费用,并确保您了解负责的员工。无论是通过背景调查还是其他内部控制,重要的是要注意处理您资金的人。

5. 进行背景调查。

背景调查对于所有实践都是一个好主意,但对于处理大量现金的实践来说,它们是必不可少的。至少,确保您对任何被指定处理大量资金的员工进行背景调查。例如,进行 LASIK、白内障或其他现金支付手术的眼科诊所将希望确保员工能够相互联系。为合适的员工进行背景调查将获得回报。

6. 对您的支票签名实施内部控制。

在您的实践中要问的另一个关键问题是谁在签署支票。你是只有一个人在签支票,还是不止一个人?无论是谁,请确保您认识他们并熟悉他们的签名。简单的签名检查可以在很大程度上防止欺诈。

概括

对于许多医生实践,制定内部控制来保护您的收入周期可能是一个挑战。但是,通过实施几个简单的步骤,您可以帮助确保不会损失您带来的资金。现在就花点时间实施常见的内部控制,以保护您的收入。

凯西·卡尼 是 LBMC 医师业务解决方案总监。她的联系方式是 [email protected].