亿美元企业 64,000 名员工 - 强大的 ECM 简化了 HR/AP

认识到成功的可重复流程的好处,推动新店、创意和内部业务部门的推出,Cracker Barrel 在财务稳健性、产品/服务质量、长期业务等领域一直名列《财富》杂志“美国最受尊敬的公司”之列。投资、管理质量和公司资产的使用。

Cracker Barrel 在 41 个州拥有 580 多家公司拥有的单位和大约 64,000 名员工,平均每周为 7,350 位客人提供服务,2008 财年的净销售额为 23.8 亿美元。

作为用于存储、备份和保留的文档成像的早期采用者,Cracker Barrel 大约在 12 年前开始扫描和存储应付账款 (AP) 流程的发票。 Cracker Barrel 认识到其光碟/点唱机方法将需要在不久的将来更新,因此寻找了一些当前的技术解决方案,这些解决方案包含其扫描解决方案目前的优势,但可以扩展到整个企业,包括其人力资源 (HR) 部门。

Cracker Barrel 的当务之急是一家帮助安装、实施和支持新解决方案的本地供应商; Cracker Barrel 求助于授权 OnBase 解决方案提供商 LBMC Technology Solutions, LLC 来实施 OnBase 以满足其文档管理需求。 OnBase 由 Hyland Software Inc. 开发,是企业内容管理 (ECM) 软件解决方案的集成套件,包括文档成像、电子文档管理、工作流、COLD/ERM 和记录管理方面的核心功能。

新电子文档管理解决方案的其他要求是易于实施和可扩展到具有易于配置的工作流程的其他企业业务部门。 Cracker Barrel 还希望员工和供应商能够根据个人业务需求导入文档,并让员工能够直接从业务线 (LOB) 应用程序访问关键业务文档。

Cracker Barrel 最初在 HR 中实施了 OnBase,并在三个月内开始将后续 OnBase 解决方案推广到其他业务部门,包括 AP。

“快速添加业务的其他部分对我们来说很重要……我们不想不得不抽出项目,”内联网服务经理 Mary Thompson 说。 “我们在 OnBase 中发现的是,我们可以快速轻松地配置、维护和理解系统,这使我们能够做到这一点。”

超过 580 个公司部门的 HR 电子流程提高效率降低风险

Cracker Barrel 的人力资源部门拥有 64,000 名强大且不断壮大的员工队伍,需要对所有员工人事档案和流程(包括招聘和雇用、工资单、税收和监管政策)进行电子文档管理。

在 OnBase 之前,HR 有一个完整的影像部门,专门用于扫描文书工作以进行备份和保留。通过实施电子版 HR 表格并创建自动化流程(包括招聘、雇用和绩效评估)的工作流程,大部分纸张洗牌已被根除,使 Cracker Barrel 能够将影像员工重新分配到组织中价值更高的任务。

OnBase 极大地自动化了新员工的文书工作。尽管许多新招聘流程从纸张开始,但当纸张导入 OnBase 时,条形码会提供自动索引并将文档添加到所有适当的工作流程中,从而消除了一些具有可审计跟踪的手动流程。文档自动与正确的员工档案相关联,具有适当用户权限的员工可以随时随地访问这些档案,从而减轻人力资源部门的管理负担。

无论文件格式或交付方式如何,HR 部门都可以轻松导入文档。福利文件使用 OnBase 文件导入处理器自动导入。此外,由于 Cracker Barrel 从多个系统捕获员工数据,因此它利用 OnBase AutoFill Keyword 集,允许员工输入单个员工编号关键字来自动索引员工文档的其余关键字值。第三方供应商的 FTP 站点上也提供电子文档,或以 Microsoft Word® 或 Excel® 格式交付。

虽然它每月处理大约 15,000 份文件,但 HR 部门不再被文书工作淹没,并且以降低的风险运作。

每月从 AP 流程中消除 60,000 份纸质文件

尽管 AP 中的文档已在旧系统中以电子方式保留用于备份目的,但 Cracker Barrel 试图通过一种解决方案提供对文档的更好访问,该解决方案还适应 AP 处理所需的各种输入方法。借助 OnBase,Cracker Barrel 可以适应多种 AP 文档交付方法——包括需要扫描的纸质文档或以 EDI 和 COLD 数据流以电子方式交付的文档——而不会牺牲其自身的效率。

由于 Cracker Barrel 认识到,在 ERP 系统 OnBase 中工作时,其员工可以通过即时访问支持文档来提高工作效率,因此可以直接从 Infinium ERP 绿屏以及 Cracker Barrel 的固定资产控制系统打开文档。

对于文档导入,LBMC 配置了一个前端,模拟旧文档管理屏幕的感觉,便于用户采用。为了进一步利用和控制伴随需要多方协作的业务流程的文书工作的冲击,Cracker Barrel 插入了 OnBase Workflow。

尽管许多业务流程通常从一张纸开始,但一旦导入 ECM 系统,流程就可以成为电子工作流程,配备无数自动化流程处理、协作、通信和通知方法。

员工将应付发票扫描并索引到 OnBase,LBMC 设计的 OnBase 工作流程在后台工作,将关键字数据发送到 Infinium AP 应付账款。

导入后,不再需要纸张,可以根据需要进行物理存档或丢弃。

对于每月处理 60,000 份文档的 AP 部门来说,从这些流程中删除纸张并用可见、可审计和可通过 Web 访问的工作流取而代之,是解决流程效率问题的合乎逻辑的答案。

“通过 OnBase 实现无纸化为通常从一张纸开始的业务流程工作流带来了效率和控制,”汤普森说。

用于简化和改进内部控制的 OnBase SOX 解决方案

会计组议程上的下一个项目是扩展其日记帐控制,以包括一种方法来跟踪批准过程并控制谁可以提交日记帐分录和谁可以批准分录。

由于 Cracker Barrel 已经有一个系统来处理日记账分录管理的 SOX 组件,因此 OnBase 解决方案的设计和配置仅用了两周时间。

以前的流程需要将一些文档保留为纸质格式,一些保留在 Microsoft Excel 中,所有通信都通过电子邮件进行跟踪。

现在,所有信息都可以通过一个中央存储库获取,并在需要时立即获取。员工将能够轻松访问日记账分录和交易描述以及任何笔记、支持文件、转录或有关理由的对话,而无需通过电子邮件线程或文件柜寻找。

Cracker Barrel 不断寻找从业务流程中去除纸张的简单方法。

“从什么软件买球零售 PO 系统生成的需要保留以确保合规性的文档被转换为 PDF 并导入到 OnBase 中进行保留,而无需看到纸张,”Thompson 评论道。

税务部门通过从总账和税务系统导入 COLD 报告数据流来管理文件和信息。报告会自动转换为 OnBase 文档,如果需要进行审计,则可以完全索引和文本搜索。

这些简单的调整和工作流程在每个月恢复数百小时的时间后立即产生业务收益。以前花在重复数据输入和扫描、打印、归档或跟踪上的时间现在可以重新用于更高价值的任务。

乍看上去
Cracker Barrel 向整个企业的业务部门推出电子文档管理和工作流解决方案,以提高其 64,000 名员工的效率,同时降低合规计划(包括 SOX)的风险。通过从 HR 和 AP 的大多数业务流程中消除大约 75,000 份纸质文档,Cracker Barrel 能够降低与纸质相关的成本,同时加快流程并改善服务。

好处

  • 通过 ERP 即时访问文件
  • 为 64,000 名员工自动化新员工文书工作以及其他人力资源文书工作
  • 提供可审计的日记帐分录程序,强制执行组织规则并使所有支持文件和注释从一个中央位置可用
  • 支持 SOX 合规性
  • 通过改进所需文档的可访问性来促进协作
  • 降低创建、存储、运输和维护纸质文件的成本

应用

  • 企业范围
  • 应付账款
  • 人力资源
  • Tax

互补产品集成

  • 无限人力资源
  • Infinium 应付账款
  • 基于 AS400 的内部开发的固定资产应用程序