通过使用 OnBase ECM(企业内容管理)取代纸质工作流程,Vision Insurance Group 提高了承保和索赔的效率,以及对客户和审计师的响应能力。

工作流程改进了承保和索赔处理

The Vision Insurance Group LLC 位于田纳西州纳什维尔附近,与多家保险公司合作,提供非标准个人汽车保险和汽车债券。 Vision 在美国拥有 140 多名员工和数千个代理合作伙伴,为加州、德克萨斯州、印第安纳州、肯塔基州、田纳西州、俄亥俄州、密苏里州、AR、弗吉尼亚州和佛罗里达州的居民提供服务。

从新的商业文件到各种来源的索赔,Vision 寻求一种统一的方式来处理纸质、传真和上传的电子文件,以消除周转时间的差异,并通过减少对手动流程的依赖来提高整体生产力。采用 ECM(企业内容管理)系统还具有帮助 Vision 更有效地利用其现有空间的额外优势。

Vision 评估了几家供应商,发现最佳候选人就在街对面。 LBMC Technology Solutions 是一家系统集成商和授权 OnBase 解决方案提供商。 OnBase 是 Hyland Software, Inc. 的企业级软件,它将集成文档管理、业务流程管理和记录管理集成在一个应用程序中。 LBMC 通过展示 OnBase 如何满足 Vision 的特定需求,将自己与竞争对手区分开来。 Vision 的网络技术助理 Yinka Jolaoso 说:“我们考虑过的所有公司都可以提供文档想象。 “但 LBMC 表明他们可以快速提升并在短时间内为我们模拟工作流程,证明他们了解什么软件买球业务流程。我们还看到了本地支持的价值,并赞赏与他们合作是多么容易。”此外,Vision 的高级副总裁被邀请到现有的 OnBase 客户站点查看解决方案的实际应用。

OnBase 的另一个优点是它的灵活性。 “在整个选择过程中,我们进行了尽可能多的尽职调查,我们考虑的一件事是,如果我们认识到一种不同或更好的做事方式,而不必进行大量投资,我们是否能够做出改变Jolaoso 评论道。 “OnBase 是唯一能够满足该要求的产品。”

与核心应用程序的集成简化了所有文档类型的索引

无论它们的来源格式如何,文档都会立即成为集中化 OnBase 存储库的一部分,授权用户可以立即访问这些存储库,并且可以成为模拟先前手动流程的工作流的一部分。使用 OnBase Application Enabler 模块,OnBase 存储库与 Vision 的业务线应用程序集成,后者在 AS/400 上运行。无论是通过邮件、传真还是电子传输接收,文档索引几乎不需要数据输入。

接收邮件由记录部门使用两台 Eastman Kodak 文档扫描仪进行扫描,并在索引员输入保单编号时与 AS/400 系统上的保单文件相关联。使用 Application Enabler,大部分必需的关键字都从 AS/400 中抓取并附加到每个文档中。使用富士通 M3091 文档扫描仪在现金部门中扫描没有现有文件的新业务文档并为其编制索引。

大量文档是从合作伙伴站点上传的,包括 70% 的新业务文档。使用 API,这些文档还与 AS/400 上的客户文件相关联,并可在 OnBase 中访问。过去,必须打印这些文件并将数据手动输入系统。 Vision 使用 OnBase RightFax 集成模块通过捕获传真文档的图像并将其保存在 OnBase 中来消除纸质传真。使用 OnBase 虚拟打印驱动程序模块,即使是内部生成的文件,例如通信,也可以成为被保险人文件的一部分。有了这个模块,任何可以打印的文档都可以直接保存到 OnBase,而不管它来自哪个应用程序。

承保

承保是 Vision 的第一个实施 OnBase 解决方案的部门。在基于纸张的系统中,文件可能难以追踪,尤其是当有人生病时。 LBMC 与 Vision 合作创建了反映相同流程的电子工作流,但也使主管可以识别瓶颈。 OnBase Workflow 还允许 Vision 合并计时器,以便在未及时采取行动时通知用户和/或管理层。这确保 Vision 符合内部标准以及法律要求的标准。

OnBase 还允许员工同时处理一个文件并立即查看可能丢失的内容,从而加快了承保过程(以及因此能够绑定和开具发票)。 OnBase EDM 服务模块消除了多个用户通过签入/签出功能对文档进行并发更改的风险,该功能允许一个用户拥有文档的完全权限,而其他用户拥有只读权限。

使用 OnBase 系统也更容易更新信息。例如,Vision 每天订购四次 MVR(机动车报告),并将其系统配置为自动将该信息与被保险人的文件匹配。收到 MVR 报告后,OnBase 实际上使用 Visual Basic 编写的 API 流程在工作流中移动这些文档。

索赔

Vision 的 OnBase 解决方案还有助于确保满足要求的索赔时间限制。 “我们不能继续手动做事并假设它们是最新的,”Jolaoso 评论道。 “任何文件都不会超过 48 小时,否则会被踢给主管。”

当代理人或被保险人提出索赔时,索赔分析师会在 AS/400 系统中填写一份 ACORD 表格。然后将该表单扫入 OnBase 并启动工作流流程。

该信息被发送到按州划分的单位主管。初步概览后,单位主管可以将文件分配给调整员。理算员收到该文件并收集适当的文书工作以处理索赔。无论是通过电子邮件、FTP 还是任何其他来源接收的警方报告、评估、估计、图片等都可以成为 OnBase 文件的一部分。

OnBase 系统的另一个优点是它支持远程员工。非现场理算员和其他用户可以通过 Citrix 访问系统。

客户服务

Vision 的 OnBase 系统还为其客户服务部门提供了支持。除了使用 AS/400 集成来提取被保险人的数据以进行索引之外,Vision 还具有“启用图像”的 AS/400 屏幕。这允许 CSR(客户服务代表)通过单击 AS/400 屏幕中的策略编号来访问文档。除了外部生成的文档之外,CSR 还可以参考从 AS/400 生成的 COLD 报告中解析出的 DEC 页面或取消通知等文档。使用 OnBase COLD/ERM 模块,可以搜索这些冗长的报告,并且可以将这些报告与特定的被保险人的文件分开并关联起来。

在 OnBase 之前,CSR 必须联系档案室以索取文件,让被保险人暂时搁置或被要求稍后回电。现在,只需单击屏幕即可获得信息。 “没有任何金额可以用于客户服务,”Jolaoso 说。 “这对销售代表的工作满意度产生了很大影响。”客户服务部雇佣了多达 18 到 25 人,而 Vision 目前有 8 名 CSR 协助完成更新地址信息等任务,客户的平均等待时间保持在 30 秒左右。

应付账款

Vision 最近开始将其 OnBase 投资扩展到 AP(应付账款)。目前,该公司正在扫描发票并使用 OnBase 存储库来管理和检索它们。这使它们可用于参考和/或批准以及审计目的。

发票也可以直接从 OnBase 打印、传真或通过电子邮件发送。

AP 部门未来的改进包括与 Vision 的 Microsoft 商业解决方案——所罗门会计软件的集成。索引值将从会计系统中提取,从而减少实现准确搜索所需的数据输入量。

产量增加,劳动力减少

采用 ECM 解决方案后,Vision 的生产力得到了极大的提高。消除了冗余数据输入。索引器查看 OnBase 中的文档,Application Enabler 使用来自 AS/400 的信息填充许多索引字段。 “热键”允许用户在工作流程中快速移动文档。

这些效率使 Vision 能够以更少的劳动力更快地管理越来越多的业务。处理新的业务应用程序曾经需要多达 15 人。现在,两名内部员工的速度超过了 Vision 每天 100 个应用程序的标准,并且平均每天大约 200 个应用程序。

账户维护也取得了类似的收益。每天将近 500 个背书(如政策信息更改)由四个人管理。曾几何时,Vision 雇用了多达 10 名承销商。如今,每天约有 600 份文件由六家承销商管理。

Vision 的管理层对系统可见性的提高以及快速定位文档的能力表示赞赏。 OnBase Workflow 中的计时器功能得到了广泛使用。 OnBase 降低了文件在某人办公桌上“丢失”、延迟行动的风险,尤其是当某人不在办公室时。 OnBase 系统还支持其他业务活动。 “当审计员进来或与潜在的业务合作伙伴会面时,我们可以让他们直接从系统中提取自己的文件,”Jolaoso 说。 “这是一个显着的优势,因为它使我们能够证明我们可以提供的制衡和其他保证。”